مشروع أتمتة السجل العقاري
تعمل المديرية العامة للمصالح العقارية على تلبية احتياجات المواطنين، في كل ما يدخل ضمن إطار الأملاك والعقارات المختلفة، وعلى متابعة كافة التغيرات الحاصلة على تلك الأملاك والعقارات، ضمان ا لحقوقھم وحماية لأملاكھم، مما يبين الحاجة لإيجاد نظام مؤتمت حديث، يتماشى مع طبيعة العصر، بحيث يستطيع الكادر الحالي للمديرية العامة للمصالح العقارية استخدامھا بسھولة، لتلبية طلبات المواطنين بالشكل الأمثل
إن الوصول إلى تحقيق الأتمتة والأرشفة الكاملة لأعمال المديرية العامة للمصالح العقارية، وكافة المتطلبات المتعلقة بذلك إنجاز ھام، يتجلى في التخلص من المشاكل المتعلقة بالسجلات، وطريقة وأماكن حفظھا، والحد من التلف الذي يصيبھا مع الزمن، وتوفير الحيز اللازم لحفظھا، وإنقاص الأخطاء الشخصية.
كما أن المديرية العامة للمصالح العقارية تسعى من خلال الأتمتة إلى إنشاء بنك معلومات عقاري، يستخدم لاحقا من قبل الجھات التي تعني بالأمور العقارية، ويتم الدخول إلى معلوماته وفق ضوابط تتوافق مع القوانين والأنظمة النافذة من جھة، وتطوّر الشبكات المعلوماتية وخدمات الحكومة الالكترونية في سورية من جھة أخرى. إلا أنه لم تتوضح خطة شاملة وتفصيلية لمشروع الأتمتة، بالرغم من الدراسات التي تمت خلال السنوات الماضية، و خلال السنتين الماضيتين تم إعداد مجموعة من الدراسات الخاصة بالأتمتة، ويجري حاليا إعداد الخطة التفصيلية، وذلك بعد توقيع الاتفاقية الإطارية المبرمة بين وزارة الإدارة المحلية – المديرية العامة للمصالح العقارية، ومؤسسة الصناعات التقانية – الشركة السورية لتكنولوجيا المعلومات.
خطة أتمتة الصحیفة العقاریة
بهدف أتمتة العمل بالمصالح العقاریة وتقدیم الخدمات العقاریة إلكترونیاً، لابد من العمل على محورين، المحور الأول هو خطة المشاریع المقترحة بحسب الوضع الراهن، والمحور الثاني خطة المشاریع الاستراتیجیة بحسب الوضع المستقبلي، بحیث یتماشى التخطیط والتنفیذ في هذین المحورین لتأمین التكامل والانتقال التدریجي للحالة الرقمیة، ضماناً لإطلاق خدمات إلكترونیة محددة ضمن فترات زمنیة قصیرة نسبیاً بالاستفادة مما هو موجود حالیاً.
تهدف الأعمال التي ستنجز خلال المرحلة الأولى إلى تمكین المدیریة العامة للمصالح العقاریة والجهات التابعة لها من تقدیم بیانات للصحائف العقاریة إلكترونیاً، أو من خلال مركز خدمة المواطن، مع الاحتفاظ بأرشیف كامل للصحائف، ویهدف النظام المقترح تطویره خلال هذه المرحلة إلى تقدیم الخدمات الحكومیة التالیة إلكترونیاً من خلال مركز خدمة المواطن:
- بیان عام (قید عقاري لجمیع المالكین مع الإشارلت وحقوق الارتفاق وجمیع الحقوق الأخرى) أو لمالك أو بعض المالكین مع بیان جمیع الحقوق والإشارلت التي تخصهم.
- بیان خاص (حقوق ارتفاق تسلسل مالكین تسلسل أوصاف ... الخ).
- بیان مساحة للعقارلت المؤقتة أو المقاسم الطابقیة.
- إثبات أو نفي ملكیة (فهرس هجائي).
- مطابقة القید العقاري أو سند التملیك.
1- تقدیم الخدمات العقاریة بما یفرضه الواقع الراهن
یرتكز محور العمل الأول على تأمین الاحتیاجات التالیة:
- بناء نظام تراسل ومشاركة بیانات معلوماتي مابین نوافذ خدمة المواطن في البلدیات ومدیریات السجل العقاري في المحافظات، یتّم من خلاله إرسال طلبات الخدمات إلى مدیریات السجل العقاري والتي بدورها تعید نتائج هذه الخدمات من خلال هذا النظام إلى نوافذ خدمة المواطن.
- إعادة تطویر البرمجیات المتوفرة حالیاً لدى مدیریات المصالح العقاریة بطریقة معیاریة بما یخدم هذه المدیریات في عملها لإنجاز الخدمات وإیصالها إلى منافذ تنزوید الخدمات بدقة وسرعة مناسبة. ولاسیما البرمجیات التالیة:
- برنامج الفهرس الهجائي.
- برنامج الممنوعین من التصرف.
- برنامج الحجوزات.
- برنامج التكالیف.
- تدعیم مدیریات السجل العقاري ببرمجیات جاهزة تساعدها في إنجاز أعمالها (وعلى سبیل المثال لا الحصر) كبرمجیات الدیوان (الصادر، الوارد) و برمجیات أتمتة سیر العمل (Work Flow).
احتیاجات محور العمل الأول تنظیمیاً وإداریاً
• تشكیل فریق عمل وظیفي ومعلوماتي من البلدیات والمصالح العقاریة مهمتهم:
- توصیف شكل ومضمون المراسلة الخاصة بكل خدمة.
- توصیف شكل ومضمون المخرج الخاص بكل خدمة.
- تحدید آلیة وشكل الإعتمادیة للمخرج (المخطط، البیان...) من طرف النافذة.
- تحدید آلیة تحصیل الرسوم المالیة.
• استبدال سجلات الدیوان ودفاتر الذمة بالبرید الإلكتروني الداخلي (نظام التراسل والمشاركة بالمعلومات).
• اعتماد نظام التحكم بتدفق العمل وحركة الوثائق مابین دوائر وشعب مدیریة المصالح العقاریة.
2- تقدیم الخدمات العقاریة بما یفرضه التطویر المستقبلي
مجموعة الخدمات الإلكترونیة المصممة والمنفذة من قبل المدیریة العامة للمصالح العقاریة والمفترض توفرها على موقع المدیریة الإلكتروني (البوابة الإلكترونية Portal).
یعتمد تحقیق هذه الخدمات توفر مجموعة النظم البرمجیة التالیة:
- نظام المعلومات المتكامل الخاص بالصحائف العقاریة.
- نظام المعلومات الخاص بالمخططات العقاریة.
- بنك المخططات العقاریة الرقمیة (نظام المعلومات الجغرافي).
- نظام أرشفة وإدارة الوثائق الرقمي.
3- خطة تصویر الصحائف العقاریة
تعتبر أرشفة الوثائق العقاریة تقلیداً بدأ فعلیاً في أواخر الستینات بطریقة التصویر بواسطة المیكروفیلم وكان جهاز التصویر مع طاقم العمل یقوم بجولة سنویة على المحافظات لتصویر الوثائق المتوفرة لدیها، وبظهور تقانات التوثیق الرقمي وصعوبة الحصول على مستلزمات التصویر الضوئي (المیكروفیلم)، عملت المدیریة على تزوید مدیریة السجل المركزي بالماسحات الرقمیة من كافة القیاسات، كما زودت مدیریاتها بالمحافظات بهذه المواسح الرقمیة مع مستلزماتها، ووضعت خطط لمتابعة التوثیق والأرشفة، حیث یتم أرشفة كافة الوثائق العقاریة من سجلات ودفاتر أرصاد ومخططات مسح ومخططات نهائیة وأضابیر تحدید وتحریر، ومؤخرا أضیفت لأجهزة المسح الرقمي أجهزة التصویر الفوتوغرافي بكامیرات التصویر الرقمیة، وذلك بسبب متطلبات الإسراع في عملیات التوثیق وسهولة الاستخدام، وتخزن البیانات على وحدات تخزین رقمیة عالیة السعة، بنسخ متعددة ترسل إحداها إلى المدیریة العامة التي بدورها تقوم بتصنیفها وحفظها في مواقع مختلفة وآمنة، حفاظاً علیها من العبث أو التعرض للضیاع أو التلف، وعلى سبیل المثال فإن كافة المخططات العقاریة النهائیة لكافة المحافظات تمت أرشفتها إلكترونیاً، إضافة لأرشفة الصحائف العقاریة والتي تتم أرشفتها بصورة دائمة ومستمرة نظرا للوقوعات التي تجري علیها، ولهذا السبب تكون نسب التنفیذ لهذه الصحائف متفاوتة في المحافظات بحسب الظروف وتوفر الكادر المناسب.
یتم العمل حالیاً لدى المدیریة العامة للمصالح العقاریة وعدد من المدیریات في المحافظات على المسح الضوئي وتخزین الملفات الناتجة عن المسح على وحدات تخزین رقمیة (Hard Disk, DVD) للسجلات العقاریة من خلال ماسحات ضوئیة احترافیة قیاس A0، بحیث یمثل كل سجل عقاري بمجلد (یسمى بإسم السجل) یتضمن مجموعة من الملفات تعبر عن الصحائف العقاریة المتواجدة ضمن السجل (كل ملف یمثل صفحتین متجاورتین أفقیاً من السجل).
نظرا لمحدودیة عدد الماسحات الضوئیة الإحترافیة، المتوفرة وبطء أدائها في ضوء الحالة الفیزیائیة الهشة للسجلات، وإرتفاع ثمنها وبالتالي إرتفاع كلفتها التشغیلیة، و رغبة من الوزارة في ضرورة الإسراع بإنجاز عملیة أرشیفیة عاجلة للسجلات العقاریة (المجلدات وملاحقها)، فسیتم اللجوء إلى استبدال و/أو رفد هذه الماسحات بكامیرات رقمیة إحترافیة تمتاز عن تقنیات المسح ب السكانر بثمنها المنخفض وسرعة أدائها وإنخفاض كلفتها التشغیلیة وبحیث تفي بالغایة العاجلة المتمثلة في ضرورة تخزین صور توثّق العقارات السوریة، تتم العودة إلیها في حالات الطوارئ (تلف أوضیاع أو تخریب)، وتكفي تماماً لاسترجاع كل المعلومات المدونة في تلك السجلات.
من أجل التحقق من فعالیة ونجاح هذا الحل المقترح تم القیام باختبار عملي في مدیریة السجل العقاري المركزیة عبر تصویر صفحتین متجاورتین أفقیاً من هذه السجلات بواسطة كامیرا رقمیة إحترافیة وتم إعادة طباعة ماتم تصویره.
و نظرا للظروف الاستثنائیة التي تمر بها البلاد فقد تم التسریع بعملیات الأرشفة والتوثیق، وتم تشكیل لجنة خاصة لمتابعة هذا الموضوع، مع زیادة عدد أجهزة التصویر الرقمي (كامیرات) بواقع أربعة أجهزة لكل محافظة. وتقوم المدیریة العامة للمصالح العقاریة بمتابعة عملیات الأرشفة وإعداد النسخ الاحتیاطیة وحفظها في أماكن مختلفة بالتنسیق مع وزارة الإدارة المحلیة.
